Organizacja wesela – na czym skupić się najbardziej? Praktyczny poradnik

Organizacja wesela to dziesiątki decyzji – od wyboru daty po kolor serwetek. Łatwo utonąć w szczegółach i odkładać na później te sprawy, które naprawdę decydują o udanym dniu. W tym poradniku zebraliśmy elementy, na których warto skupić się najpierw. Pozostałe da się spokojnie dopracować w ostatnich tygodniach przed ślubem.

1. Data, liczba Gości i budżet – fundament wszystkich decyzji

Zanim zaczniecie oglądać sale i rozmawiać z usługodawcami, ustalcie trzy rzeczy: orientacyjny termin, przybliżoną liczbę Gości i budżet, który chcecie przeznaczyć na wesele. Od nich zależy niemal wszystko – wielkość sali, menu, liczba noclegów, a nawet to, którzy fotografowie i zespoły będą jeszcze wolni.

• Termin – soboty w sezonie letnim rezerwuje się najwcześniej. Jeśli zależy Wam na konkretnej dacie, zacznijcie poszukiwania z dużym wyprzedzeniem. Elastyczność (piątek, wrzesień, październik) daje większy wybór.
• Liczba Gości – wstępna lista pozwoli dobrać salę. Lepiej przyjąć liczbę nieco wyższą niż zbyt niską, bo większość kosztów liczy się od osoby.
• Budżet – określcie kwotę maksymalną i zostawcie rezerwę na nieprzewidziane wydatki. Ułatwi to porównywanie ofert.

2. Sala weselna – decyzja, która porządkuje resztę

Sala to zwykle największa pozycja w budżecie i element, który wpływa na wygodę wszystkich Gości. Przy jej wyborze nie kierujcie się wyłącznie zdjęciami. Zapytajcie o konkrety:

• Czy sala jest dopasowana do liczby Gości – nie za mała, ale też nie tak duża, że przyjęcie straci kameralny charakter?
• Czy sala jest klimatyzowana? Latem to podstawa komfortu podczas całonocnej zabawy.
• Czy jest parking dla wszystkich samochodów?
• Czy na miejscu są noclegi dla Gości i pokój dla Pary Młodej?
• Czy można mieć własny alkohol i czy obowiązuje opłata korkowa?
• Czy jest możliwość ceremonii plenerowej i poprawin?
• Co dokładnie obejmuje cena za osobę, a co jest płatne dodatkowo?

W Gościńcu w Czuszowie do dyspozycji Par są dwie klimatyzowane sale – Sala I do 1200 osób i Sala II do 220 osób – a także trzygwiazdkowy hotel, parking na ok. 400 samochodów i możliwość wniesienia własnego alkoholu bez opłaty korkowej. Więcej o organizacji przyjęcia przeczytacie na stronie Wesela w Gościńcu.

3. Menu i napoje – to zapamiętają Goście

Jedzenie jest jednym z elementów, o których Goście mówią najczęściej po weselu. Ustalając menu, zwróćcie uwagę na kilka spraw:

• Degustacja – zapytajcie, czy jest możliwa, zanim podpiszecie umowę na menu.
• Diety Gości – zbierzcie informacje o osobach na diecie wegetariańskiej, bezglutenowej czy dzieciach i przekażcie je sali z wyprzedzeniem.
• Rytm posiłków – na całonocnym przyjęciu ważne są dania gorące podawane w odstępach, a nie tylko obiad na początku.
• Napoje i alkohol – sprawdźcie, czy możecie przywieźć własny alkohol i ile go potrzebujecie. Przy braku opłaty korkowej to realna oszczędność.
• Tort i słodki stół – zapytajcie, czy sala ma własną cukiernię, czy trzeba zamówić tort u zewnętrznego dostawcy.

4. Noclegi i dojazd Gości

Jeśli część rodziny i znajomych przyjeżdża z daleka, noclegi warto zaplanować razem z salą. Nocleg na miejscu oznacza, że Goście nie muszą wcześniej wychodzić z przyjęcia ani organizować nocnego transportu. Sprawdźcie też, jak wygląda dojazd do sali – zwłaszcza dla starszych Gości – i czy przy obiekcie zmieszczą się wszystkie samochody.

W Gościńcu do dyspozycji Gości jest hotel ★★★ z 11 pokojami – 7 dwuosobowymi i 4 czteroosobowymi – bezpośrednio przy salach.

5. Usługodawcy: fotograf, muzyka, dekoracje

Najlepsi fotografowie, kamerzyści, zespoły i DJ-e mają kalendarze zapełnione z dużym wyprzedzeniem. Gdy tylko potwierdzicie salę i termin, zarezerwujcie tych usługodawców, na których najbardziej Wam zależy. Przy wyborze:

• obejrzyjcie pełne reportaże i nagrania z całych wesel, a nie tylko najlepsze ujęcia,
• zapytajcie o doświadczenie w sali, którą wybraliście – znajomość miejsca ułatwia pracę,
• spiszcie w umowie godziny pracy, zakres usług i termin oddania materiałów,
• dekoracje i kwiaty dopasujcie do wnętrza sali – zapytajcie salę, co jest w cenie, a co trzeba zamówić osobno.

6. Harmonogram dnia

Dobry plan dnia to mniej stresu dla Was i dla obsługi. Rozpiszcie godziny: przygotowania, ceremonia, przejazd, powitanie na sali, obiad, pierwszy taniec, tort, oczepiny. Przekażcie harmonogram sali, fotografowi i zespołowi muzycznemu. Wyznaczcie jedną osobę – np. świadka lub świadkową – do kontaktu z obsługą, żebyście w dniu ślubu nie musieli niczego pilnować.

7. Formalności

Ślub cywilny i konkordatowy wymagają dokumentów z urzędu stanu cywilnego, a ślub kościelny – także przygotowań w parafii. Dokumenty z USC mają ograniczoną ważność, dlatego sprawdźcie terminy w swoim urzędzie i parafii i zaplanujcie wizyty tak, by nic nie straciło ważności przed ślubem.

8. Plan B na pogodę i nieprzewidziane sytuacje

Jeśli planujecie ceremonię plenerową lub sesję zdjęciową na zewnątrz, ustalcie wcześniej wariant na deszcz. Zostawcie też w harmonogramie kilkanaście minut zapasu między kolejnymi punktami dnia – opóźnienia zdarzają się na każdym weselu.

Lista kontrolna: od czego zacząć

• Ustalcie termin, liczbę Gości i budżet.
• Wybierzcie i zarezerwujcie salę weselną.
• Zarezerwujcie fotografa, kamerzystę i oprawę muzyczną.
• Zaplanujcie noclegi dla Gości przyjezdnych.
• Ustalcie menu, napoje i tort.
• Załatwcie formalności w USC i parafii.
• Przygotujcie harmonogram dnia i przekażcie go usługodawcom.

Planujecie wesele w okolicach Krakowa? Przeczytajcie też, czy lepiej wybrać salę weselną pod Krakowem, czy w mieście, a o wolny termin zapytajcie na stronie Kontakt lub telefonicznie: 728 965 013.